Технически проблеми в ЦАИС ЕОП при обществена поръчка – какви са възможностите?

Технически проблем в ЦАИС ЕОП непосредствено преди крайния срок за подаване на оферта изисква бърза и подредена реакция. Най-важното е участникът да установи какъв е проблемът, да опита разумни технически действия и едновременно с това да запази доказателства за всичко, което се случва.

Настоящата статия представлява практически протокол за действие при невъзможност за вход, подписване, качване или подаване на документи. Подробна информация за правния анализ и възможностите за защита ще намерите на страницата правна помощ при проблеми с ЦАИС ЕОП.

За обща информация относно услугите на кантората вижте секцията обществени поръчки.

1. Установете на кой етап възниква проблемът

Преди да започнете многократни опити, определете при кое конкретно действие се появява затруднението:

• вход в потребителския профил;
• достъп до организацията или конкретната поръчка;
• попълване или подписване на ЕЕДОП;
• качване на файл;
• разпознаване или използване на квалифицирания електронен подпис;
• подписване на заявлението за участие или офертата;
• окончателно подаване;
• получаване на потвърждение за успешно подадена оферта.

Това разграничение е важно. Неуспешното качване на отделен файл, проблемът с КЕП и общата недостъпност на системата са различни ситуации и изискват различни доказателства.

2. Проверете дали затруднението е локално или засяга системата

Първата техническа проверка е дали проблемът произтича от използваното устройство, интернет връзката, браузъра или електронния подпис, или е свързан с работата на самата система.

Проверете последователно:

• има ли стабилна интернет връзка;
• зареждат ли се други интернет страници;
• правилно ли са настроени датата, часът и часовата зона на устройството;
• разпознава ли се КЕП от компютъра;
• валиден ли е сертификатът и въведен ли е правилният ПИН;
• актуален ли е използваният браузър;
• работи ли компонентът за електронно подписване;
• възниква ли същият проблем при друг разрешен браузър или работна станция.

Проверете и публикуваната от Агенцията по обществени поръчки информация за планирани прекъсвания и за непланирани прекъсвания на ЦАИС ЕОП.

Липсата на публикувано общо прекъсване не означава непременно, че технически проблем не е съществувал. Възможно е затруднението да засяга конкретен потребител, електронен подпис, файл, функционалност или ограничен период.

3. Започнете да събирате доказателства още при първата грешка

Не чакайте крайният срок да изтече, за да започнете документирането. При всяко съобщение за грешка направете екранна снимка, на която по възможност да се виждат:

• целият екран, а не само изрязана част от съобщението;
• адресът на страницата;
• датата и часът на устройството;
• номерът или наименованието на поръчката;
• действието, което се опитвате да извършите;
• точният текст или код на грешката.

Когато проблемът се повтаря, запазете поредица от екранни снимки или кратък видеозапис на действията. Така може да се установи не само крайният резултат, но и последователността на опитите.

Не редактирайте оригиналните файлове и изображения. Запазете ги с автоматично генерираните им данни и направете отделни копия за изпращане или обработка.

4. Запишете точна хронология на действията

Създайте кратък дневник на инцидента. За всеки опит запишете:

• точния час;
• използваното устройство и браузър;
• действието, което е предприето;
• полученото съобщение за грешка;
• дали е направен повторен опит;
• дали е използвано друго устройство, браузър или интернет връзка;
• дали е потърсена техническа помощ;
• какъв отговор е получен.

Хронологията трябва да бъде конкретна. Формулировка като „системата не работеше цял следобед“ е значително по-трудна за проверка от запис, съдържащ точни часове, действия и съобщения.

5. Свържете се с техническата поддръжка

При продължаващо затруднение използвайте официалните канали за техническа помощ, посочени в ЦАИС ЕОП и в ръководството за потребители.

В съобщението посочете:

• наименованието и идентификатора на организацията;
• номера или наименованието на обществената поръчка;
• потребителския профил, при който възниква проблемът;
• точния час на първия неуспешен опит;
• кратко и конкретно описание на грешката;
• използваните операционна система и браузър;
• дали проблемът е свързан с КЕП;
• приложени екранни снимки.

Запазете изпратеното съобщение, номера на сигнала, автоматичното потвърждение и получения отговор. Телефонният разговор също следва да бъде отбелязан в хронологията с час и кратко описание на дадените указания.

6. Не чакайте последните минути, за да започнете подаването

Подготовката на офертата може да е приключила по-рано, но самото електронно подаване включва отделни действия: качване, проверка, подписване и окончателно изпращане.

Оставянето им за последните минути увеличава риска локален технически проблем, забавено качване или грешка при подписването да не може да бъде отстранена навреме.

Добрата вътрешна организация включва:

• предварителна проверка на КЕП;
• проверка на правата на служителя в профила на организацията;
• подготовка на окончателните файлове достатъчно рано;
• еднозначни имена на документите;
• проверка на форматите и размера на файловете;
• резервна работна станция и интернет връзка;
• определен служител, който носи отговорност за окончателното подаване.

Повече за организацията на участието и предварителния преглед на документите ще намерите на страницата обществени поръчки за участници и изпълнители.

7. Проверете дали офертата действително е подадена

Качването и подписването на документи не винаги означават, че офертата е окончателно подадена. След приключване на действията проверете статуса в системата и наличното потвърждение.

Запазете:

• екранната страница с крайния статус;
• потвърждението за подаване;
• системното известие;
• датата и часа, удостоверени от системата;
• списъка на окончателно приложените файлове.

Вътрешната папка на дружеството трябва да съдържа точно същите версии на документите, които са изпратени чрез платформата.

8. Какво да не правите при възникнал проблем

При технически инцидент избягвайте действия, които могат да затруднят последващото изясняване:

• не разчитайте само на устно твърдение, че системата не е работила;
• не правете само една екранна снимка без видими дата, час и контекст;
• не изтривайте съобщенията за грешка и кореспонденцията;
• не променяйте многократно файловете, без да запазите предходните версии;
• не използвайте непроверен КЕП непосредствено преди срока;
• не приемайте, че изпратен сигнал до поддръжката автоматично удължава срока;
• не твърдете общ срив, когато доказателствата сочат проблем само на конкретно устройство.

9. Какво следва да провери възложителят

Когато участник твърди, че е бил възпрепятстван от технически проблем, възложителят трябва да отдели проверимите факти от общите твърдения.

В зависимост от случая следва да се проверят:

• има ли официално установено прекъсване на системата;
• попада ли конкретната поръчка сред засегнатите;
• какви времеви данни са налични в системата;
• какво действие е извършил участникът и на кой етап е възникнала грешката;
• представени ли са своевременни и автентични доказателства;
• произтича ли проблемът от платформата или от работната среда на участника;
• какви правни последици допуска приложимата нормативна уредба.

Не всяко техническо затруднение позволява еднаква реакция от страна на възложителя. Решението трябва да бъде основано на конкретните системни данни, документите по процедурата и приложимите правила.

Повече информация за подготовката и защитата на решенията на възложителя ще намерите на страницата обществени поръчки за възложители.

10. Кога е необходима правна оценка

Правна оценка е необходима, когато техническият проблем е попречил на подаването на оферта, довел е до липса на документ, поставил е под съмнение момента на подаване или е последван от решение, което засяга участието на стопанския субект.

При преценката се разглеждат заедно:

• изискванията и графикът на процедурата;
• системните данни;
• събраните от участника доказателства;
• официалната информация за работата на ЦАИС ЕОП;
• действията на техническата поддръжка;
• решенията и мотивите на възложителя;
• наличният срок за защита.

Самото наличие на екранна снимка или подаден сигнал не доказва автоматично нарушение. От значение е дали техническото събитие е установено, как е повлияло върху участието и дали засегнатото лице е реагирало своевременно.

Когато е постановен акт, който засяга правата на участника, може да се наложи анализ на възможностите за обжалване и правна защита при обществени поръчки.

Практически пакет от доказателства

При възникнал технически проблем подгответе в една папка:

• хронология на действията с точни часове;
• оригиналните екранни снимки и видеозаписи;
• точния текст и кодовете на грешките;
• кореспонденцията с техническата поддръжка;
• номерата на подадените сигнали;
• копията на файловете, които са били подготвени за качване;
• данни за използваните устройство, браузър и КЕП;
• потвържденията и известията от системата;
• решението или съобщението на възложителя, когато вече е издадено.

Адвокатска кантора „Иванова LLP“ извършва правен анализ на технически инциденти в ЦАИС ЕОП, системни данни, подадени сигнали и последващи решения на възложителя. За първоначална оценка изпратете хронологията, доказателствата за проблема и документите по конкретната процедура.

Често задавани въпроси

Какво да направя веднага при грешка в ЦАИС ЕОП?

Направете екранна снимка с видими дата, час, адрес на страницата и текст на грешката. Запишете действието, при което е възникнал проблемът, и проверете интернет връзката, браузъра, КЕП и работата на системата.

Достатъчна ли е една екранна снимка?

Обикновено не. По-надежден е комплект от доказателства, включващ поредица от екранни снимки, точна хронология, кореспонденция с техническата поддръжка и системни потвърждения.

Сигналът до техническата поддръжка удължава ли срока за подаване?

Не автоматично. Сигналът документира проблема, но правните последици зависят от характера на техническото събитие, системните данни, приложимите правила и действията по конкретната процедура.

Как да разбера дали има общо прекъсване на ЦАИС ЕОП?

Проверете официалната информация на Агенцията по обществени поръчки за планирани и непланирани прекъсвания. Установете и дали конкретната поръчка попада сред засегнатите процедури.

Всеки технически проблем ли е основание за обжалване?

Не. Трябва да се установи какъв е проблемът, дали е доказан, дали е повлиял върху участието и дали последващият акт или действие на възложителя подлежи на защита по реда на ЗОП.

Какви документи са необходими за правна оценка?

Необходими са хронологията на инцидента, екранните снимки, съобщенията за грешка, кореспонденцията с поддръжката, системните потвърждения, файловете за подаване и относимите документи по процедурата.